Már megint elsiklottál egy határidő felett? Azt sem tudod minek kezdj neki? Úgy érzed sosem elegendő a napod ahhoz, hogy minden feladatot elvégezz? … nem vagy ezzel a problémával egyedül
Van egy módszer, ami nekem is segít, hatékonyabb és elégedettebb legyek.
David Allen nevéhez köthető egy könyv, a Hatékonyságnövelés stresszmentesen. Ez az egész világon elsöprő sikert aratott, emberek millióinak változtatta meg az időhöz való hozzáállását. Nézzük, mik a módszer fő sarokkövei, melyeket követve életünket rendszerezettebbé és hatékonyabbá tehetjük:
1. Ha eszedbe jut egy feladat, jegyezd fel!
Az első és legfontosabb lépés, hogy bármikor eszedbe jut egy tennivaló, írd fel! Az rajtad múlik, hogy ezt elektronikusan vagy papíron teszed. A lényeg, hogy olyan eszközt válassz, ami mindig elérhető, bárhol is vagy. Vegyünk egy példát: hazafelé tartva eszembe jut, hogy vennem kell macska kaját, hát felírom, hogy ne kelljen folyamatosan emlékezetben tartanom. Vagy a munka során beugrik egy másik elvégzendő feladat: ezt is feljegyzem, így mentálisan energiát spórolok, hiszen nem kell fejben tartanom az információt, ráadásul nem kell attól sem tartanom, hogy elfelejtem (persze tudjam hova írtam fel valamit).
2. Tedd a feladatokat átláthatóbbá!
Fontos, hogy a nagyobb feladatokat kezelhetővé tedd: azaz bontsd le őket kisebb egységekre, melyeket könnyebben el tudsz végezni. Ez a lépés gyakran képes azt a mentális gátat átszakítani, hogy egy feladatnak azért nem állunk neki, mert túl hosszúnak látjuk. Hozz létre tehát alfeladatokat. Így akkor is nekiállhatsz, ha nincs időd az egészre, de egy alegységre igen. Ennél a pontnál kell azt is megvizsgálnod, hogy melyik feladat az, amit neked kell elvégezni és melyik az, amit esetlegesen delegálnod (másnak leadnod) kell/lehet.
3. Rendszerezd a listádat!
A rögzítés után persze rendszerezni is kell a feladatokat. Életünk különböző területein vannak feladataink, így jobb, ha például a munkahelyi feladatokat és az otthoni feladatokat nem egy helyen látjuk felsorolva. Nem is beszélve arról, hogy vannak olyan tennivalók, melyeket a közeljövőben végeznénk el, és olyanok is, amelyeket csak később. Ennek a legkönnyebb módja, ha különböző listákat hozol létre. Érdemes legalább a különböző életterületeket külön listákon kezelned (pl. személyes, szakmai stb.), de az, hogy mennyi listát hozol létre, az a saját igényeiden múlik.
Ezután pedig a feladatokat priorizálnod is kell, azaz fontossági sorrendbe kell rendezned őket. Mindig adj határidőt a feladatoknak és állíts be hozzájuk emlékeztetőt! Ha van segédanyag, amit csatolni tudsz hozzá, tedd meg, annyival könnyebb lesz majd nekilátni később.
4. Reflektálj!
Hetente egyszer érdemes átnézned a listáidat, azzal a céllal, hogy a rendszer mindig friss legyen. Ha vannak olyan feladatok, amiket nem pipáltál ki, de elvégezted, akkor tedd meg. Ha egy-egy projekt kibővült, akkor azt is egészítsd ki. Ha eszedbe jutnak új feladatok, jegyezd be.
5. Hajtsd végre!
Amikor felállt a rendszer, akkor elkezdheted kiválasztani az első elemet a listádról és végrehajtani azt. Adottak hozzá az alapok: apróbb lépésekre való lebontás, megfelelő időbeosztás és talán még a hozzácsatolt anyagok is.
Érdemes nekilátni a módszer használatához, mert az életünk tehermentesebb lesz és sokkal fókuszáltabban tudunk dolgozni. A rendszer elkészítéséhez felhasznált idő sokszorosan megtérül, a karbantartás pedig nem vesz el többet heti maximum egy óránál.
Na? Mikor vágsz bele?